Datenschutzerklärung
Hinweis: Diese Datenschutzerklärung ist eine generische Vorlage. Verbindlich gilt die vom Mandanten geprüfte und ggf. anwaltlich begleitete Fassung.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser Anwendung ist:
q4media
,
Vollständige Kontaktangaben siehe Impressum.
2. Plattformbetreiber
Die technische Bereitstellung der App erfolgt durch q4media als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
3. Welche Daten werden verarbeitet?
- Stammdaten der Mitarbeiter: Name, E-Mail, Telefon, Berufsbezeichnung, Vorgesetzter, Foto (optional)
- Zeiterfassungsdaten: Stempelzeiten (KOMMT/GEHT/Pause), Baustellenzuordnung, Standort (siehe Punkt 4)
- Personalakte: Geburtstag, Adresse, IBAN, Steuerdaten, Urlaubsanspruch (nur lesbar für Personalverantwortliche)
- Bautagebücher und Baudokumentationen: Texte, Fotos, Unterschriften
- Krankmeldungen: Beginn/Ende, optional AU-Bescheinigung
- Urlaubs- und Einsatzplanung
- Push-Notifications: Browser-Endpoint-Adressen für Benachrichtigungen
- Chat-Nachrichten (Text, Bilder, Sprachnachrichten, Dateien)
- Server-Logfiles: IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite (zur Fehleranalyse, gekürzt nach 7 Tagen)
4. Standortdaten (Geo-Fencing)
Für diesen Mandanten ist das Geo-Fencing aktuell deaktiviert. Es werden keine Standortdaten bei der Stempelung erfasst.
5. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses (Stempelzeiten, Urlaub, Personaldispo)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Verpflichtungen (Lohnabrechnung, Aufbewahrung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (Sicherheit, Fehleranalyse)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (Push-Notifications, optionale Foto-Uploads)
6. Empfänger der Daten
Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nur, wenn es für die Vertragsabwicklung erforderlich ist (z. B. Steuerberater für die Lohnabrechnung, Berufsgenossenschaft im Unfallfall) oder wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
7. Speicherdauer
- Zeiterfassungsdaten: 3 Jahre (steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrung)
- Bautagebücher: 5 Jahre (handelsrechtliche Aufbewahrung)
- Lohnrelevante Daten: 10 Jahre (Abgabenordnung)
- Chat-Nachrichten: solange das Arbeitsverhältnis besteht, danach Löschung auf Antrag
- Server-Logfiles: 7 Tage
8. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO) — soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
9. Cookies und lokaler Speicher
Die Anwendung nutzt ein Session-Cookie (technisch notwendig) zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung sowie lokalen Browser-Speicher (IndexedDB/LocalStorage) zur Zwischenspeicherung von Eingaben (z. B. Bautagebuch-Entwürfe, Stempel-Buchungen bei Netzausfall).
Es werden keine Tracking-Cookies und kein Webanalyse-Tool eingesetzt.
10. Push-Benachrichtigungen
Sie können Push-Benachrichtigungen über die Browser-Funktion aktivieren. Bei aktivierter Push-Funktion wird Ihr Browser-Endpoint inklusive der zugehörigen kryptographischen Schlüssel auf unserem Server gespeichert. Sie können die Push-Funktion jederzeit in den Einstellungen oder über die Browser- Einstellungen wieder deaktivieren.
11. Foto- und Sprachaufnahmen
Beim Erstellen von Bautagesberichten, Baudokumentationen oder Chat-Sprachnachrichten greift die App bei aktiver Nutzung auf Kamera bzw. Mikrofon zu. Die Aufnahme erfolgt nur nach explizitem Klick auf den entsprechenden Aufnahme-Button und wird im Browser bestätigt.
12. Hosting
Die App wird in Rechenzentren in Deutschland gehostet (All-Inkl, Hetzner). Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
13. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Rechtslage oder Verarbeitungsvorgänge ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist über diese Seite abrufbar.
Stand: 17.05.2026